Perfekte Planung: Checkliste für die Besichtigung einer Eventlocation

Thüringen bietet zahlreiche Möglichkeiten, Veranstaltungen in einzigartigen Locations zu feiern. Doch wie findet man die perfekte Eventlocation? Eine gründliche Besichtigung ist hierbei entscheidend. Daher gibt es in diesem Artikel eine detaillierte Checkliste, die dabei unterstützt, keine wichtigen Punkte zu übersehen.

Der erste Eindruck zählt

Bevor man Locations besichtigt, die für das eigene Event infrage kommen, sollte man zunächst eine Vorauswahl über das Internet treffen. Professionelle Veranstaltungsorte wie beispielsweise das Maßstabwerk Schweina (www.maßstabwerk.de) verfügen in der Regel auch über gut gemachte Websites mit zahlreichen Fotos.

Bei der Ankunft an einer potenziellen Eventlocation ist der erste Eindruck vor Ort von großer Bedeutung. Sieht es dort wirklich so aus, wie auf den Fotos im Netz oder entpuppen die Bilder sich als geschönt? Ein gepflegtes Erscheinungsbild der Anlage und der Umgebung signalisiert Professionalität und Liebe zum Detail. Es lohnt sich, die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:

Zugänglichkeit: Ist die Location gut erreichbar, sowohl für Gäste mit dem Auto als auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln?
Parkmöglichkeiten: Gibt es ausreichend Parkplätze in der Nähe? Sind diese kostenfrei oder gebührenpflichtig?
Eingangsbereich: Macht der Eingangsbereich einen einladenden und gepflegten Eindruck?

Ein positiver erster Eindruck legt den Grundstein für die weitere Besichtigung und hilft, sich ein umfassendes Bild von der Eventlocation zu machen.

Innenräume und Ausstattung

festlich gedeckter Tisch im Boutique Hotel Villa Altenburg in Thüringen

Die Innenräume einer Eventlocation sind maßgeblich für die Atmosphäre der Veranstaltung. Daher ist es wichtig, auf mehrere Punkte zu achten. Zuallererst sollte die Raumgröße und -aufteilung passen: Kann die Größe der Räume die geplante Anzahl an Gästen aufnehmen, und gibt es ausreichend Platz für verschiedene Bereiche wie eine Tanzfläche, ein Buffet oder einen Bühnenbereich?

Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die Möblierung. Es ist wichtig, zu wissen, welche Möbel vorhanden und zur Nutzung freigegeben sind. Sind zusätzlich Tische und Stühle verfügbar, wenn mehr Sitzgelegenheiten benötigt werden? Schließlich spielen auch die Dekorationsmöglichkeiten eine zentrale Rolle. Es sollte geklärt werden, ob individuelle Dekorationen möglich sind und ob eigene Deko-Elemente eingebracht werden dürfen oder ob strikte Vorgaben bestehen.

Technische Ausstattung

Eine moderne technische Ausstattung ist für viele Veranstaltungen unerlässlich. Zum einen spielt die Beleuchtung eine wesentliche Rolle: Lassen sich die Lichtverhältnisse anpassen, und gibt es ausreichend Bühnenlicht oder Stimmungsbeleuchtung?

Zum anderen ist die Beschallung von hoher Bedeutung. Es sollte überprüft werden, ob eine Soundanlage vorhanden ist, die den Raum ausreichend beschallt, und ob Mikrofone sowie Lautsprecher für Redner zur Verfügung stehen. Zudem ist die Medientechnik ein wichtiger Punkt. Sind Beamer, Leinwände oder Monitore verfügbar, um Präsentationen oder Videos abspielen zu können, und welche Kosten entstehen gegebenenfalls für deren Nutzung?

Gastronomie und Catering

Ein gelungenes Event lebt von gutem Essen und Getränken. Daher sind auch gastronomische Aspekte wichtig:

Küchenausstattung: Gibt es eine voll ausgestattete Küche, in der Caterer arbeiten können? Welche Geräte sind vorhanden?
Catering-Optionen: Bietet die Location eigenes Catering an? Ist es möglich, externe Caterer zu beauftragen?
Getränkeservice: Gibt es eine Bar vor Ort? Werden Getränke nach Wunsch angeboten oder gibt es festgelegte Getränkeangebote?

Sicherheitsaspekte

Sicherheit ist ein nicht zu vernachlässigendes Thema, das bei der Besichtigung unbedingt geprüft werden sollte. Zu Beginn sollten ausreichend Notausgänge vorhanden und gut gekennzeichnet sein, um im Ernstfall schnelle Fluchtwege zu gewährleisten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Brandschutz: Gibt es genügend Feuerlöscher und ist ein umfassendes Brandschutzkonzept vorhanden? Darüber hinaus sollte die Erste-Hilfe-Ausstattung leicht zugänglich sein. Es ist essenziell, dass Erste-Hilfe-Kästen vorhanden sind und klar festgelegt ist, wer im Notfall für die medizinische Versorgung verantwortlich ist.

Besondere Extras

Manchmal sind es die kleinen Extras, die eine Eventlocation besonders attraktiv machen und je nach Veranstaltungstyp einen großen Mehrwert bieten können. Beispielsweise können Räumlichkeiten für Kinder ein entscheidender Vorteil sein. Gibt es Spielbereiche oder Betreuungsmöglichkeiten für die kleinen Gäste?

Auch Übernachtungsmöglichkeiten spielen eine wichtige Rolle. Bietet die Location eigene Übernachtungsmöglichkeiten an, oder sind Hotels in der Nähe vorhanden? Zusätzlich können Außenbereiche wie Gärten, Terrassen oder andere Flächen im Freien zur Nutzung zur Verfügung stehen und die Veranstaltung bereichern.

Vertragsbedingungen und Flexibilität

Zu guter Letzt sollten auch die vertraglichen Rahmenbedingungen und die Flexibilität der Eventlocation überprüft werden:

Kosten und Zahlungsmöglichkeiten: Was kostet die Anmietung der Location? Gibt es versteckte Zusatzkosten?
Stornierungsbedingungen: Wie flexibel ist die Location bei eventuellen Änderungen oder Stornierungen? Welche Fristen und Kosten gelten?
Zeiten für Auf- und Abbau: Wie viel Zeit steht für den Auf- und Abbau zur Verfügung? Können diese Zeiten flexibel angepasst werden?

Eine sorgfältige Besichtigung und die Nutzung einer detaillierten Checkliste stellen sicher, dass keine wesentlichen Punkte vergessen werden und die Eventlocation alle Anforderungen erfüllt.

In Thüringen gibt es eine Vielzahl von charmanten und flexibel nutzbaren Eventlocations – mit der richtigen Vorbereitung findet man garantiert den perfekten Ort für die nächste Veranstaltung.