Wunderschöne Landschaften und ein breites kulturelles Angebot: Das kleine Bundesland Thüringen in Deutschland überzeugt durch naturbelassene Regionen, zahlreiche Freizeitangebote und eine hohe Dichte an Kulturstätten. Dazu zählen unter anderem das Bauhaus in Weimar, der Nationalpark Hainich und die Wartburg bei Eisenach. Sie alle sind Bestandteil des UNESCO-Weltkulturerbes.

Im Zuge einer Dienstreise nach Erfurt, Gotha, Jena oder Apolda können Angestellte und Selbstständige die Chance nutzen und Thüringen in ihrer Freizeit kennenlernen. Übernachten können diese während ihres Aufenthaltes in Business-Hotels oder Tagungshotels. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Nacht in Monteurwohnungen in Thüringen zu verbringen. 

Doch was versteht man unter einer Geschäftsreise und worauf sollten Angestellte und Selbstständige bei der Planung einer Dienstreise nach Thüringen achten? 

Bei einer Geschäftsreise, auch als Dienstreise oder Business-Trip bezeichnet, handelt es sich um einen Reise aus beruflichen Gründen. Zu diesem Zweck verlässt der Dienstreisende seinen Wohnort oder Dienstort. Gemäß Steuerrecht ist die Dienstreise eine “beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit”. Dies trifft zu, wenn der Arbeitnehmer oder Selbstständige sich für eine begrenzte Zeit außerhalb seiner Wohnung oder Arbeitsstätte aufhält, um sich Kunden oder Geschäftspartnern zu treffen.

Steuerlich absetzbar sind zahlreiche Kosten, die in Zusammenhang mit der Dienstreise stehen. Dabei kann es sich um Fahrtkosten, Hotelkosten, Kosten für die Verpflegung und Reisenebenkosten handeln. 

Gemäß Reiserecht ist die Dienstreise als Individualreise zu werten. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber auf Reisen dafür sorgen muss, dass das Arbeitsrecht eingehalten wird. Gleiches hilft für die Reisekostenverordnungen des Unternehmens. Letztgenannte werden als “Travel Policy” bezeichnet und individuell festgelegt. 

Eine Geschäftsreise liegt vor, sobald der Arbeitgeber sich über 8 Stunden lang auf Reisen befindet und die Reise beruflicher Natur ist. In der Folge kann eine Dienstreise einen Tag oder mehrere Tage in Anspruch nehmen. Das europäische Arbeitsrecht enthält in diesem Kontext keine Limitierung. Auswärtsaufenthalte unter 8 Stunden werden als “Dienstgänge” gewertet. 

Auf der Geschäftsreise trifft sich der Arbeitnehmer oder Selbstständige mit Kunden oder Geschäftspartnern, nimmt an Messen oder Fachkonferenzen teil, besucht Weiterbildungen oder Schulungen oder verhandelt Verträge. Auch Reisen zum Zwecke der Marktforschung, der Geschäftsentwicklung und für Besprechungen mit dem Personal gelten als Geschäftsreisen Business Travel. 

Die Geschäftsreise beginnt mit der Abfahrt am Wohn- oder Dienstort und endet mit der Rückkehr. Wichtig ist, dass die Dienstreise frühestens um 06:00 Uhr beginnen darf. Die Anreise zum Business- oder Tagungshotel muss innerhalb eines Tages erfolgen. Arbeitsfreie Tage dürfen nicht als Reisetage genutzt werden. 

Erfolgen Geschäftsreisen am Wochenende, müssen Arbeitgeber als Ausgleich mindestens 15 Sonntage im Jahr von der Arbeit entbunden werden. Darüber hinaus dürfen diese einen zusätzlichen Tag in Anspruch nehmen, an dem sie nicht arbeiten. Doch aufgepasst! Wird dieser nicht innerhalb von zwei Wochen geltend gemacht und gewährt, verfällt der Ersatztag.

Die Planung ist das A und O. Dies trifft auch zu, wenn Arbeitnehmer oder Selbstständige eine Geschäftsreise in das Thüringer Kernland in Erwägung ziehen. So sollten diese sich zunächst die Frage stellen, wo die Geschäftsreise die Berufstätigen hinführt, wie lange diese dauern wird und wo die Dienstreisenden übernachten.

Sollen Veranstaltungsräume wie Konferenzräume zur Verfügung stehen, können sich Tagungshotels lohnen. Handelt es sich um einen kurzen Aufenthalt, kann auch eine Monteurwohnung bezogen werden. Business-Hotels wiederum halten Zimmer mit Schreibtischen und Lobbys mit der Möglichkeit für geschäftliche Treffen bereit. 

Zudem ist es von Bedeutung, die eigenen Ansprüche zu hinterfragen. Wie viel Komfort wird erwartet und wie kostenintensiv darf die Reise ausfallen? Befindet sich das Hotel in Thüringen in unmittelbarer Nähe zu Restaurants, Cafés oder weiteren Etablissements, in denen Geschäftstreffen stattfinden können? Dies erspart lange Anreisen mit dem Taxi oder öffentlichen Verkehrsmitteln. 

Weiterhin sollten Dienstreisende eine Liste mit allen notwendigen Dokumenten erstellen. So wird sichergestellt, dass alle Daten beim Kundentreffen vorliegen und kein zweites Treffen aufgrund fehlender Formulare vereinbart werden muss. 

Der Geschäftsreisende selbst sollte alle Reisedokumente geschlossen aufbewahren. Dabei kann es sich um den Personalausweis, den Führerschein, die Bahncard oder die Krankenversichertenkarte handeln. Während der Planungsphase können Dienstreisende ihre Chane nutzen und alle Dokumente auf ihre Gültigkeit überprüfen. 

Ein Tipp: Wer seine Reiseunterlagen zusätzlich digital abspeichert, kann auch im Falle eines Verlustes problemlos auf diese zugreifen. Wichtig ist außerdem, die Notfallnummer zu notieren, um die EC-Karte oder die Kreditkarten im Fall eines Verlustes sofort sperren lassen zu können.

Überdies sollten sich Dienstreisende intensiv mit den Reiserichtlinien ihres Unternehmens beschäftigen, um Verstöße zu vermeiden. Die Travel Policy enthält unter anderem Bestimmungen zum Genehmigungsprozess, zur Buchung, zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, zur Firmenkreditkartennutzung und zum Verpflegungsaufwand.

Dienstreisen im Inland wie Geschäftsreisen nach Thüringen wurden zuletzt im Jahr 2020 angehoben. Für Aufenthalte zwischen 8 und 24 Stunden gelten Spesen in Höhe von 14 Euro. Dies trifft auf Dienstgänge zu. Echte Business-Reisen mit einer Mindestdauer von 24 Stunden gehen mit höheren Spesen einher. Diese belaufen sich aktuell auf 28 Euro.

Die Übernachtungspauschale beträgt derzeit 20 Euro. Die Hotelrechnung übernimmt der Arbeitgeber jedoch auch dann, wenn diese höher ausfällt. Die Differenz kann dieser als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Die Spesen sind in der Reisekostenabrechnung zu vermerken.